Buổi họp định kỳ hai tuần một lần là “nghi lễ trung tâm” – nơi hội viên cùng nhau học hỏi, kết nối và hỗ trợ.
Tuy nhiên, để buổi họp đó diễn ra chất lượng, trôi chảy và hiệu quả, thì ngay trong tuần không họp, hệ thống tổ chức nội bộ vẫn luôn vận hành tích cực, đồng bộ, có định hướng rõ ràng.
Vào tuần không họp định kỳ, Chủ tịch sẽ lên lịch, thúc đẩy và chủ trì cuộc họp Ban Điều Hành nhằm:
Đánh giá tiến độ kỳ trước.
Giao việc cụ thể hướng đến buổi họp tuần tiếp theo
Quản lý trực tiếp 2 Trưởng ban
Giao nhiệm vụ và kiểm tra tiến độ
Điều phối và chịu trách nhiệm toàn diện về chất lượng buổi họp
Lên kế hoạch hoạt động của Ban
Phân công công việc cho Phó ban và thành viên Ban
Báo cáo kết quả trực tiếp với Chủ tịch
Nhận nhiệm vụ từ Trưởng ban
Đôn đốc các thành viên Ban phối hợp thực hiện
Báo cáo lại với Trưởng ban
Thiết kế và gửi thiệp mời buổi họp định kỳ
Truyền thông trên các kênh để thu hút khách mời và tạo cảm hứng cho hội viên
Đôn đốc việc mời khách của hội viên.
Đôn đốc hội viên hoàn thành báo cáo để tính điểm từng hội viên
Đề xuất danh hiệu vinh danh cho các cá nhân tiêu biểu
Hỗ trợ hội viên mới hiểu rõ cách sinh hoạt và tham gia hiệu quả
Toàn bộ hoạt động giữa tuần đều hướng đến một mục tiêu :
✅ Buổi họp định kỳ tuần sau phải chất lượng hơn tuần trước
✅ Hội viên và khách mời đến họp với sự sẵn sàng, hào hứng và nhận được giá trị thực tế
